Как облагаются НДФЛ и страховыми взносами компенсации дистанционным работникам за используемое ими оборудование

11 марта 2021

     Письмо ФНС России от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@
     
     Каков порядок освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм компенсаций работодателем расходов дистанционных работников за использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств?
          
     Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах использует своё личное имущество, то работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением между работником и работодателем в письменной форме.
     
     В соответствии со статьей 312.6 Трудового кодекса размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов, связанных с их использованием, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.
     
     Не облагаются НДФЛ все виды компенсаций, установленных российским законодательством всех уровней, связанных, в частности, с исполнением трудовых обязанностей (п.1 ст.217 НК РФ).
     
     А в соответствии с пп.2 п.1 ст.422 НК РФ такие компенсации не облагаются страховыми взносами.
     
     Но для освобождения от обложения НДФЛ и страховых взносов таких компенсаций и учёта их в расходах при расчете базы по налогу на прибыль необходимы документы, подтверждающие фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (п.1 ст.252 НК РФ).
     
     Одновременно ФНС считает, что методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, организация определяет самостоятельно локальным нормативным актом.